SISTEMI ORGANIZZATIVI

L'organizzazione è un aspetto della conduzione dell'Agenzia che incide sulla qualità del servizio offerto al Cliente e sulla redditività dell'Impresa-Agenzia.

Entrambe sono temi che sono diventati estremamente critici negli ultimi anni a fronte di numerosi fattori quali, ad esempio, l'aumento della competizione nel mercato assicurativo, la multicanalità, l'aumento degli oneri gestionali introdotti dal Regolamento ISVAP n°40 e dalla tendenziale delega delle Compagnie di attività gestionali, l'aumento della conoscenza e dell'esperienza degli assicurati, ed altro ancora.

La capacità dell'Agenzia di evolvere i propri processi introducendo nuove forma di comunicazione con il cliente, adottando le tecnologie che consentono di ridurre o eliminare attività inutili o costose e rendendo sempre snelli ed efficienti i propri comportamenti risulta oggi sempre più un elemento di distinzione e di successo.

Questo modulo introduce pertanto gli strumenti necessari per generare la massima consapevolezza rispetto alle attività svolte, coinvolgendo tutto il personale in una "battaglia" alla ricerca della qualità dove frasi come "abbiamo fatto sempre così", "io faccio il mio e il resto non mi interessa", lascino il posto a frasi come "questo è il modo migliore di fare questa attività perché migliora il controllo e la soddisfazione del cliente" e "la nostra Agenzia è una squadra che opera sinergica nell'interesse nostro, del cliente e di tutte le parti interessate dal nostro lavoro".

Questo modulo ha lo scopo di introdurre in Agenzia un Modello Organizzativo specificatamente concepito che tiene conto dei processi esistenti e delle infrastrutture informatiche di Compagnia per il loro presidio, ma che introduce anche nuovi elementi finalizzati ad evolvere dalla logica incentrata sul prodotto a quella incentrata sul cliente.

La Metodologia

Il modulo si articola in un "percorso" che introduce in Agenzia prassi codificate attraverso un Manuale contenente procedure e modulistica di riferimento relativamente ai seguenti processi:

• Processo Commerciale
• Processo Gestione Portafoglio
• Processo Gestione Sinistri
• Processo Customer Satisfaction
• Processo Gestione del personale
• Processo Gestione della documentazione

Nei primi incontri viene inoltre creato l'Organigramma dell'Agenzia, corredato dai Mansionari che assegnano alle varie funzioni i relativi compiti.

La Realizzazione

La realizzazione di questo intervento prevede una serie di incontri in Agenzia, in cui vengono analizzati, confrontati e discussi presupposti, modalità adottate e strumenti impiegati.

Gli incontri sono cadenzati a distanza di 20 giorni l'uno dall'altro in modo da consentire all'Agenzia di fare riunioni per adottare, con le opportune personalizzazioni, i concetti appresi e il materiale fornito.

Ogni incontro inizia con un esame delle problematiche emerse in Agenzia e con un confronto delle soluzioni adottate e dei risultati conseguiti.

I Risultati

I risultati previsti sono la piena coscienza dello stato dell’arte a 360° e la completa rivisitazione dell’organizzazione dell’Agenzia coerentemente ai normativi di Compagnia e ai requisiti espressi dal Codice delle Assicurazioni.

La conoscenza e l’applicazione diffusa a tutto il personale di Agenzia del modello organizzativo di riferimento orientato alla qualità dei processi verso il cliente ed alla redditività dell'Agenzia.